Suomen Palautuspakkaus Oy:n asiakas- ja toimittaja sekä tiedotteet -rekisterin tietosuojaseloste
2.6.2020
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Palautuspakkaus Oy / PL 119, 00241 Helsinki
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Minna Arala, p. 09 8689 8663, [email protected]
3. Rekisterin nimi
Suomen Palautuspakkaus Oy:n asiakas-ja toimittaja sekä tiedotteet -rekisteri.
4. Rekisterin käyttötarkoitus ja peruste
Rekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Suomen Palautuspakkaus Oy:n, sen tytäryhtiöiden (jäljempänä Palpa) ja Ekopulloyhdistys ry:n (jäljempänä Ekopullo) tiedotteiden lähettäminen, asiakas- ja toimittajasuhteiden ylläpito ja näihin suhteisiin liittyvä tiedottaminen sekä Palpan ja Ekopullon liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen asiakas- ja toimittajanäkökulmat huomioon ottaen. Henkilötietojen käsittely perustuu Palpan ja Ekopullon oikeutettuun etuun, kuten asiakas- ja yhteistyösopimukseen tai tiedotteen tilaamiseen.
5. Rekisterin sisältämät tiedot ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakkaiden ja toimittajien yhteyshenkilöistä sekä tiedotteiden tilaajista (ml. yhteydenottopyynnön tai palautteen jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):
- Nimi, titteli, yritys
- Yhteystiedot; puhelinnumero, sähköpostiosoite, postisoite
- Asiakas- ja toimittajahistoria; vakuuksiin, myynteihin, palautuksiin, laskutuksiin ja perintään liittyvät tiedot
- Tieto sidosryhmästä; palautusjärjestelmän jäsen, palautuspiste, kuljettaja, käsittelylaitos, automaattivalmistaja, kulutoimittaja, jälleenkäsittelijä, jne.
- Tieto extranetin käyttäjäroolituksesta, käyttäjätunnus ja salasana, tunnuksen voimassaoloaika
- Suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
- Muut mahdolliset asiakkaan ja toimittajan itsensä antamat tiedot
6. Rekisterin tietolähteet
Rekisteriin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään sähköisillä lomakkeilla, puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan Palpan kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Palpa ei luovuta tietoja säännönmukaisesti, ainoastaan Ekopullolle kohdan 4 mukaisesti. Palpa käyttää alihankkijoita verkkosivuston ylläpitoon, tiedotteiden lähettämiseen, toiminnanohjausjärjestelmän ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä asiakaspalvelun hoitamiseen. Tällöin henkilötietoja siirretään alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Henkilötietoja siirretään toiminnanohjausjärjestelmän osalta EU:n/ETA:n ulkopuolelle Intiaan. Henkilötietojen asianmukainen tietosuojan taso turvataan tällöin käyttämällä EU komission mallilausekkeita. Tietoja luovutetaan viranomaisille lakisääteisten tehtävien toimeenpanoa varten. Tietoja voidaan satunnaisesti luovuttaa myös muihin tarkoituksiin Suomen lain mukaisesti.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysaika
Rekisterinpitäjän tietojärjestelmä ja tiedostot on suojattu yritystoiminnassa käytössä olevilla teknisillä suojausmenetelmillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy. Rekisterinpitäjän tiloissa on käytössä kulunvalvonta. Palpa varmistaa tietosuojan toteutumisen henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla. Henkilötietoja säilytetään siihen asti kunnes rekisteröity kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä suoramarkkinoinnissa häntä itseään koskevia tietoja tai peruuttaa tiedotteiden tilauksen. Asiakas- ja toimittajasuhteen voimassa ollessa tietoja säilytetään vähintään sopimussuhteen ajan.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.
Muut oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä suoramarkkinoinnissa häntä itseään koskevia tietoja ja peruuttaa tiedotteiden tilaus milloin tahansa ilmoittamalla tästä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Tällainen kielto voidaan milloin tahansa antaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista ja siirtoa sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.